Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

Diese Erklärung beschreibt, wie im Rahmen des Online-Portals Gutavo (nachfolgend „Portal") personenbezogene Daten verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die vorstehende Anschrift oder an info@gutavo.de.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im gesetzlich zulässigen Rahmen und ausschließlich für die nachfolgend genannten Zwecke. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Erfüllung rechtlicher Pflichten (lit. c), unsere berechtigten Interessen an einem sicheren, funktionsfähigen Portal (lit. f) oder Ihre Einwilligung (lit. a).

3. Nutzergruppen

Das Portal richtet sich an Kfz-Prüfstellen und Sachverständigenbüros („Stationen"). Verarbeitet werden Daten von (a) Mitarbeitenden der Stationen, die das Portal nutzen, und (b) Endkundinnen und Endkunden der Stationen, deren Daten die Station im Portal erfasst (z. B. für Terminbuchung, HU-Erinnerung oder Abrechnung). Für die von der Station eingegebenen Endkundendaten handeln wir als Auftragsverarbeiter der Station (Art. 28 DSGVO); Verantwortliche bleibt die jeweilige Station. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) wird mit jeder Station geschlossen.

4. Hosting

Das Portal wird auf Servern in Deutschland betrieben (Anbieter: Hetzner Online GmbH, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden). Der Anbieter verarbeitet Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere Bereitstellung).

5. Server-Protokolle

Beim Aufruf des Portals werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Statuscode). Sie dienen dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Missbrauch und werden nach kurzer Zeit gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Nutzerkonten und Anmeldung

Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Verarbeitet werden Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, Passwort ausschließlich als Hash), Zuordnung zur Station sowie ein Sitzungs-Token zur Anmeldung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ein Sitzungs-Cookie wird ausschließlich für die angemeldete Sitzung gesetzt; es findet kein Tracking und keine Analyse zu Werbezwecken statt.

7. Im Portal verarbeitete Inhaltsdaten

Je nach genutzten Funktionen verarbeiten wir im Auftrag der Station u. a.:

• Kunden- und Fahrzeugdaten (Name, Anschrift, Kontakt, Kennzeichen, Fahrzeugdaten),
• Termine und Kalendereinträge,
• Abrechnungs- und Rechnungsdaten,
• Nachweise erteilter Einwilligungen (z. B. für HU-Erinnerungen).

8. Google-Kalender-Verbindung

Stationen können ihren eigenen Google-Kalender freiwillig mit dem Portal verbinden, damit online gebuchte Termine eingetragen und belegte Zeiten angezeigt werden. Die Verbindung erfolgt über das offizielle OAuth-Verfahren von Google: Die Station meldet sich bei Google an und erteilt die Freigabe selbst. Das Portal erhält dabei keinen Zugriff auf das Google-Passwort, sondern ausschließlich ein verschlüsselt gespeichertes Zugriffsrecht (Refresh-Token) auf den freigegebenen Kalender.

• Umfang: Lesen freier/belegter Zeiten und Eintragen von Terminen im verbundenen Kalender der Station – ausschließlich zu diesem Zweck.
• Keine Weitergabe, kein Training: Die über die Google-APIs erhaltenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, nicht verkauft und nicht zum Trainieren von KI-/Modellen verwendet.
• Widerruf: Die Verbindung kann jederzeit in den Portal-Einstellungen getrennt oder unter myaccount.google.com/permissions im Google-Konto entzogen werden.

Die Nutzung und Übertragung der aus Google-APIs erhaltenen Informationen durch das Portal entspricht den Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited Use-Anforderungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. a DSGVO.

9. KI-gestützte Funktionen

Für einzelne Funktionen (z. B. Auslesen von Fahrzeugscheinen, Texterkennung, fachliche Prüfungen) setzen wir den Dienst Claude der Anthropic PBC (USA) als Auftragsverarbeiter ein. Übermittelte Inhalte werden ausschließlich zur Erbringung der jeweiligen Funktion verarbeitet und nicht zum Training der Modelle verwendet. Für die Übermittlung in die USA bestehen die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

10. E-Mail-Versand

Zur Erbringung der Funktionen versendet das Portal E-Mails (z. B. HU-Erinnerungen, Terminbestätigungen, Systemnachrichten) über die E-Mail-Postfächer der Station bzw. von Gutavo. Verarbeitet werden die dafür nötigen Kontaktdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. WhatsApp-Erinnerungen (optional)

Sofern die Station den Kanal WhatsApp aktiviert, werden Erinnerungen über die WhatsApp Business Platform der Meta Platforms Ireland Ltd. versandt. Dabei werden Rufnummer und der Inhalt der jeweiligen Vorlage an Meta übermittelt. Voraussetzung ist eine entsprechende Einwilligung der Endkundin/des Endkunden gegenüber der Station. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich) entgegenstehen. Inhaltsdaten einer Station werden nach Beendigung des Vertragsverhältnisses nach Maßgabe des AVV gelöscht.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Betreffen die Daten Ihre Station als Verantwortliche, richten Sie Ihr Anliegen bitte an diese; im Übrigen an die oben genannte Adresse.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für den Verantwortlichen zuständig ist:

15. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn Änderungen der Rechtslage oder unserer Verarbeitungen dies erfordern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.